Microsoft 365 tips

Office 365에서 그룹을 추가하고 구성원을 추가할 때 구성원 일괄 선택이 안됩니다. (아직까지는 지원하지 않는 듯 합니다. SaaS 특성상 어느날 갑자기 될지도 모릅니다.)

일괄 선택이 안될 경우 추가하고 싶은 구성원이 10명이면 10번 선택, 100명이면 100번 선택을 해야하는 불편함이 있어 조금 당황스럽기까지 합니다. 아래 그림은 26명의 구성원이 표시되지만 26명 모두를 한 번에 선택하는 기능은 안보입니다.

이러한 경우 Exchange 설정 편집 기능을 이용하면 최대 500명까지 한 번에 선택할 수 있습니다(전역관리자 또는 Exchange 관리자 기능 필요).

Exchange 설정 편집은 직접 메뉴를 찾아가도 되지만 그룹 상세정보 창에서 구성원 편집하는 기능 바로 아래에 있습니다.

Exchange 설정 편집을 선택하면 Exchange 관리에서 관리하는 그룹 정보가 보이고 구성원자격을 선택하여 구성원을 추가할 수 있습니다.

구성원을 추가하는 방법으로는 목록에서 필요한 구성원을 선택(Ctrl 또는 Shift 사용)하고 화면 하단 추가 버튼을 선택하면 선택한 구성원을 확인할 수 있고 최종으로 확인을 선택하면 그룹에 구성원이 추가됩니다.

목록에는 기본으로 페이지별 50명의 구성원이 표시되는데 500명 표시까지 선택할 수 있어 한 번에 500명까지 구성원을 선택하여 추가 가능합니다. 또한 구성원을 검색하여 추가하는 기능도 제공합니다.

아래 그림은 구성원 추가 후 Office 365의 그룹 상세정보 화면입니다. 구성원이 26명이 있고 모두 표시를 선택하면 구성원 편집화면으로 변경되며 모든 구성원이 표시됩니다.

OneDrive에서 파일이나 폴더를 공유할 때, 공유하고자 하는 사람을 등록하거나 공유하고자 하는 사람이 다수인 경우 사람 대신 그룹을 등록하여 편하게 공유할 수 있습니다.

OneDrive와 같이 액세스 제어에 사용되는 그룹은 Office 365 그룹 이거나 메일 사용이 가능한 보안 그룹 또는 보안 그룹 이어야 한다. 액세스 제어에 사용되는 그룹은 SharePoint에도 사용될 수 있습니다.

1. Office 365 그룹
   Outlook online에서 그룹을 선택하여 누구나 생성할 수 있으며 그룹 생성 후 구성원을 추가하여 사용합니다.
2. 메일 사용이 가능한 보안 그룹
   Office 365의 전역관리자 또는 Exchange관리자 권한이 있으면 Admin center의 그룹 메뉴에서 생성할 수 있으며 단순 메일 리스트로도 사용됩니다.
3. 보안 그룹
   Office 365의 전역관리자 또는 사용자 관리 관리자 권한이 있으면 Admin center의 그룹 메뉴에서 생성할 수 있으며 Office 365용 모바일 장치관리에도 사용됩니다.

※ Office 365 그룹은 주로 대화, 파일, 일정 등을 공유하기 위한 기능으로 Office 365 시스템은 그룹 생성 시에 다른 그룹(메일그룹, 메일 사용이 가능한 보안 그룹 등)보다 Office 365 그룹을 권장하나 단순한 액세스 제어를 위한 목록이 필요하다면 Office 365 그룹 보다는 메일 사용이 가능한 보안 그룹이나 보안 그룹을 만들어 사용하는 것이 light 하지 않나 생각합니다. 물론 개인적인 생각입니다.

OneDrive에서 일반 메일 그룹은 액세스 제어에 사용할 수 없으나 Office 365 그룹, 메일 사용이 가능한 보안 그룹, 보안 그룹은 사용할 수 있다. 아래 표는 그룹을 형식별로 생성하고 구성원을 추가하였습니다.

우선 일반적인 메일 그룹은 OneDrive 공유 시 아래 그림과 같이 공유 그룹으로 사용할 수 없다. 그룹 이름을 인식하지 못하며 이메일을 입력하여도 외부사용자로 인식합니다.

메일 사용이 가능한 보안 그룹이나 Office 365 그룹은 자동 조회되며 공유 가능한 그룹으로 인식됩니다.